Я постарался выделить типовые задачи, которые позволяют детализировать крупные проекты, и понять, насколько мобильно выполнение таких задач.

• Провести мозговой штурм. Если для выполнения проекта не хватает не только структуры задач, но и идей, то необходимо использовать технику мозгового штурма. Его результаты проще всего структурировать на интеллект-карте. Для этого надо использовать либо компьютер (создавая их в оффлайн-программе или в интернет-сервисе), либо рисовать от руки. Необходима хорошая концентрация. Но идеи также можно собирать и на ходу: в дороге, в ожидании. Идеи можно записывать в блокнот или на стикеры, а потом добавлять в интеллект-карту, которая даст представление о проекте и списке действий. Мозговой штурм может быть как командным, так и персональным.
• Структурировать информацию. Если по проекту так много информации, что не понятно, что же все-таки надо сделать, то лучше сесть и в спокойной обстановке эту информацию структурировать хоть на той же интеллект-карте. Получается, что тоже необходимы компьютер или бумага.
• Детализировать проект. Допустим, надо написать какую-то большую работу (отчет или реферат). Тогда более конкретный список задач, чаще всего, представляет собой пункты плана этой работы. Следовательно, задачу просто надо разбить на более мелкие. Для этого надо иметь под рукой систему личного планирования и информацию о проекте (например, шаблон отчета).
• Пообщаться с другим человеком. Это может быть письмо, звонок, личная встреча. В случае письма, его текст можно набрать заранее на телефоне с удобной клавиатурой или просто в текстовом редакторе, когда компьютер не подключен к интернету. Когда интернет появится, письмо останется только отправить.
• Подготовить почву для работы над проектом. Например, для выполнения дела надо скачать и установить софт, или надо найти источники, которые будут использоваться при написании реферата.

Как-то получается, что большинство задач сложно выполнить на ходу, все равно необходимо садиться и концентрироваться. Тем не менее, для детализаций эффективны технические средства вроде интеллект-карт или программ, ведущих списки дел. Какие варианты подготовки я пропустил? Какие базовые вещи можно вынести в походный режим, например, делать в метро?

Каждое действие, которое предстоит выполнить, можно представить  объектом в пространстве с тремя измерениями: иерархией, кайросом и  временем. Сегодня мы рассмотрим, что такое ось иерархий, и зачем она нужна при выборе системы ведения дел и планировании.

Если использовать модель, где планы человека зависят от каких-то глобальных целей, то ось иерархии отображает зависимость дела от других, а также его влияние на достижение цели более верхнего порядка. По сути иерархия отображает дробление одной задачи на несколько более мелких, причем чем меньше задача, тем более элементарные действия требуются на ее достижение.

Например, если наша глобальная цель – захватить мир, а одна из задач – найти ученых для разработки оружия, то сложно перейти к исполнению этого дела прямо сейчас, поскольку по названию нельзя понять, что именно предстоит делать. Но мы можем разбить эту задачу на более мелкие, например, на «украсть ученых из лаборатории» и «перекупить профессоров из университета». Первый пункт можно конкретизировать на «достать фургон», «подготовить группу захвата» и так далее.

Во время деления следует не переусердствовать. Уходить по иерархии можно очень глубоко, но все при большем дроблении дел, количество низкоуровневых задач растет в геометрической прогрессии, что не только увеличивает затраты на содержание системы, но и мешает комфортно просматривать список дел. В идеале на нижнем уровне должны остаться элементарные действия, процесс выполнения которых можно легко мысленно представить.

В методике GTD Дэвида Аллена дело, содержащее несколько элементарных действий уже называется проектом. При этом проект сам по себе не перестает быть задачей, он просто разбивается для удобства его выполнения.

Таким образом, выстраиваются своеобразные уровни, позволяющие оценить жизненную картину с различных высот. Наиболее четко данная идея описана все в той же методике GTD, где она представляется в виде взгляда на свои дела с высоты:

• 15000 метров и выше: вся жизнь
• 12000 метров: цели на 3-5 лет
• 9000 метров: глобальные задачи на 1-2 года
• 6000 метров: сферы ответственности
• 3000 метров: текущие проекты
• Взлетная полоса: текущие действия

С точки зрения программирования иерархия достаточно просто реализуется в виде того, что объект типа «задача» может содержать в себе объекты того же типа. Но, на практике, в программах и сервисах иерархия зачастую очень сильно ограничивается. То есть, такие сервисы позволяют добавлять элементарные задачи, включать их в списки (элемент более высокого уровня), из списков формировать группы (еще на уровень вверх), но итоге процесс объединения где-то останавливается. Таким образом, сервисы, предоставляющие ограниченную иерархию задач, усложняют добавление разнообъемных дел и разбиение их на подзадачи. Но такой подход связан далеко не с ленью разработчиков создавать такие гибкие системы. Дело в том, что при ограничении иерархии, можно каждому уровню назначить свою смысловую нагрузку, например создать структуру «задача-список-проект-раздел», где выбор каждого уровня будет сделан отдельным элементом интерфейса. С помощью такого подхода можно существенно повысить удобство сервиса и скорость работы с ним.

Таким образом, при создании сложных списков с большим числом задач, как, например, организация всей своей жизни, лучше выбирать систему, поддерживающую многоуровневую иерархию. Если же число дел невелико, что характерно для людей, только начинающих пользоваться планированием или расписывающих строго определенную сферу деятельности или один проект, то лучше всего будет ориентироваться на сервис, исходя из удобства работы с ним.

Приведу несколько примеров из области онлайновых бесплатных сайтов. Проект «Планарий» имеет только один уровень планирования по иерархии, но им очень приятно пользоваться за счет того, что дела можно таскать как иконки на рабочем столе. RememberTheMilk представляет собой внушительную систему планирования, но иерархия в нем ограничена всего лишь двумя уровнями. ToDoList.com позволяет создавать неограниченные уровни по иерархии.

Подумайте над тем, насколько иерархичной должна быть ваша система. В свое время я перешел с Outlook на MLO как раз из-за того, что последний поддерживал неограниченную иерархию.