Как известно из методологии тайм-менеджмента Getting Things Done, при планировании очень важно выбрать первый шаг для любого проекта (в GTD под проектом подразумевается любое дело, состоящее из более мелких задач). Это позволяет выделить конкретные понятные действия. Но что делать, если для определения первого шага надо получше разораться в самом проекте, а во время быстрого вечернего или утреннего обзора задач на это нет времени? Тогда надо в качестве первого шага записать задачу по детализации проекта.

Я постарался выделить типовые задачи, которые позволяют детализировать крупные проекты, и понять, насколько мобильно выполнение таких задач.

• Провести мозговой штурм. Если для выполнения проекта не хватает не только структуры задач, но и идей, то необходимо использовать технику мозгового штурма. Его результаты проще всего структурировать на интеллект-карте. Для этого надо использовать либо компьютер (создавая их в оффлайн-программе или в интернет-сервисе), либо рисовать от руки. Необходима хорошая концентрация. Но идеи также можно собирать и на ходу: в дороге, в ожидании. Идеи можно записывать в блокнот или на стикеры, а потом добавлять в интеллект-карту, которая даст представление о проекте и списке действий. Мозговой штурм может быть как командным, так и персональным.
• Структурировать информацию. Если по проекту так много информации, что не понятно, что же все-таки надо сделать, то лучше сесть и в спокойной обстановке эту информацию структурировать хоть на той же интеллект-карте. Получается, что тоже необходимы компьютер или бумага.
• Детализировать проект. Допустим, надо написать какую-то большую работу (отчет или реферат). Тогда более конкретный список задач, чаще всего, представляет собой пункты плана этой работы. Следовательно, задачу просто надо разбить на более мелкие. Для этого надо иметь под рукой систему личного планирования и информацию о проекте (например, шаблон отчета).
• Пообщаться с другим человеком. Это может быть письмо, звонок, личная встреча. В случае письма, его текст можно набрать заранее на телефоне с удобной клавиатурой или просто в текстовом редакторе, когда компьютер не подключен к интернету. Когда интернет появится, письмо останется только отправить.
• Подготовить почву для работы над проектом. Например, для выполнения дела надо скачать и установить софт, или надо найти источники, которые будут использоваться при написании реферата.

Как-то получается, что большинство задач сложно выполнить на ходу, все равно необходимо садиться и концентрироваться. Тем не менее, для детализаций эффективны технические средства вроде интеллект-карт или программ, ведущих списки дел. Какие варианты подготовки я пропустил? Какие базовые вещи можно вынести в походный режим, например, делать в метро?